Interactie met mensen en het gesproken woord. In vergaderingen, aan de telefoon, op feestjes, coaching, voortgangsgesprek, bij een kopje koffie, etc. Allemaal momenten dat we praten. Het gesproken woord. Het niet gesproken woord is uiteraard ook aanwezig in de interactie met anderen, dat vraagt echter de inzet van andere zintuigen. In plaats van luisteren moeten we dan kijken. Er zijn denkrichtingen die zeggen dat de non verbale communicatie meer communiceert dan het gesproken woord. Daar ben ik het wel mee eens. Ik beperk me hier tot het gesproken woord. Wie is er aan het woord?
Niet effectieve communicatie
Enkele voorbeelden van niet effectieve communicatie. Zo was ik laatst aanwezig bij een vergadering. Ik mocht observeren en heb het team o.a. de onderstaande feedback gegeven over niet effectieve communiceren/vergaderen:
- Aantal mensen zijn veelvuldig aan het woord en anderen hoor ik totaal niet.
- Het herhalen en herhalen van argumenten bij onderwerpen, waarbij er niets nieuws gezegd wordt en dat agendapunt heel veel minuten van de beperkte tijd die beschikbaar is opslurpt.
- Interrumperen: de ander niet uit laten praten, maar het woord nemen en jouw standpunt nog even een keer naar voren brengen.
- Mensen die hun eigen ding aan het doen zijn (leve de mobiele telefoons en laptops in meetings).
Diversiteit werkt
Of het nou een afdeling is, een projectteam of een vergadering: er is een diversiteit aan mensen aanwezig. Met MBTI (Meyers Briggs Type Indicator) kunnen we mensen typeren en hun voorkeuren bekijken. In het geval van communicatie zijn de letters E(xtraversion) en I(traversion) hoorbaar. We communiceren vanuit onze voorkeurspositie, meestal onbewust. Niets mis mee, mits je ook oog of oor hebt voor degene die een andere voorkeur hebben dan jij. Mensen die minder aan het woord zijn in de vergadering hebben ook een mening of wellicht mooie invalshoeken c.q. denkrichtingen. Ze hebben even de tijd genomen om erover na te denken. Waarom weten we die dan niet? Omdat er mensen zijn die veelvuldig aan het woord zijn en er daardoor minder ruimte overblijft voor mensen die minder snel “gebekt” zijn. Mensen die even tijd nodig hebben om iets intern te verwerken (bij Intraversion werkt het vaak zo) alvorens over te kunnen gaan tot communicatie.
Kansen laten liggen
Mensen die niet aan het woord zijn geweest hebben vaak wel wat te zeggen. En nogmaals dat zou maar zo een verrassende denkrichting kunnen zijn. Als we echter hen de kans niet geven om zich te laten horen laten we kansen liggen. Ontwikkelpunt voor beiden kanten. Voor de stillere mensen ligt er ontwikkeling hoe ze vaker aan het woord kunnen komen. Bij de veel aan het woord zijnde mensen ligt ontwikkeling dat ze wat vaker hun mond houden en anderen uitnodigen om iets te zeggen. Of zoals de Dalai Lama zegt: wanneer je praat herhaal je alleen maar wat je al weet. Maar als je luistert zou je iets nieuws kunnen leren 😊
Wil jij ook feedback op jullie wijze van vergaderen? Of wil jij effectiever communiceren, stuur maar een berichtje of kijk op www.inavanmaurik.com