GedragTeambuilding

De stress van het vergaderen

Geplaatst

vergaderenDeze week sprak ik een vriend onderweg naar zijn werk. Ik vroeg hem of hij zin had in de dag. Hij vertelde me dat die dag vergaderdag was en dat die dag hem daarom zo tegenstond. Vergaderingen duren lang, veel tijd gaat “verloren”. Ook hetgeen dat besproken wordt is niet altijd even inspirerend . Mensen die in herhaling vallen, sommige onderwerpen op de agenda die maar blijven staan en schijnbaar nooit voldoende behandeld worden of doelen die niet gehaald worden. En er niet altijd naar oplossingen gezocht wordt door mensen maar men er soms voor kiest te blijven hangen in eigen belemmerende argumenten. Zo was ik laatst bij een vergadering van een team waar het mij opviel dat iedereen begon met zijn mobiele telefoon op tafel te leggen. Ondanks dat de geluiden uitgezet waren was het een wirwar van zoemen en trillen die vergadering. Blikken van mensen op hun telefoonscherm. Ook niet echt een attitude waar je blij van wordt toch? Of is iedereen zo belangrijk dat je echt niet even een half uurtje of uurtje gemist kan worden?

Hoe vaak vergadert een mens nou in zijn leven? Heel veel uurtjes kunnen gevuld worden met vergaderen. En zijn ze effectief? Doelen vooraf helder en behaald? Natuurlijk kunnen niet alle vergaderingen even inspirerend zijn. Het zou prettig zijn, maar kan me voorstellen dat er onderwerpen zijn die zich daar minder voor lenen. Ik stelde de vriend nog wat vragen over de vergadering en gaf wat ongevraagde adviezen aan hem: roulerend voorzitterschap, dagstart van 15 minuten i.p.v. wekelijks vergaderen, staand vergaderen, starten met een succesverhaal, klant verhaal (voor wie doen we het ook al weer). Google op internet en je vindt vele tips hoe je vergaderingen effectief houdt. Dus aan de informatie stroom zal het niet liggen.

Waar ligt het dan wel aan, dat vergaderingen door de meeste mensen als niet prettig ervaren worden. Iedereen zal daar een persoonlijke reden voor hebben. Onderwerpen moeten interessant gemaakt worden en/of je interesse hebben, anders gaan je gedachten al snel weg. Hoe lang kan een mens zich concentreren? Men zegt dat de concentratieboog van mensen gemiddeld 20 minuten is. Komt dat overeen met de duur van de gemiddelde vergadering? Welke mensen zijn altijd aan het woord en welke mensen kiezen meestal voor de luistermodes?

Kortom: vergaderen is schijnbaar een vorm van samenzijn die vele mensen niet blij maakt. Ik zou zeggen, je bent er zelf bij. Wat maak jij ervan? Wat doe jij eraan om de patronen te doorbreken. Welke onderwerpen staan er op de agenda en welke komen van jou. Hoe goed ben jij voorbereidt en kom je je afspraken na? Vergaderen saai? Zou kunnen, maar ik stel voor dat je dan vanaf vandaag er een feestje van maakt. De omstandigheden waaronder je vergadert en de wijze waarom veranderen en daarnaast jouw attitude. Begin bij jezelf en dan volgt de rest van zelf. En zo niet, dan heb jij tenminste een goede vergadering gehad. Verandering begint bij jezelf!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *